Паспорт спектакля представляет собой систематизированный набор документов, который предназначен для того, чтобы собирать, накапливать, хранить, обновлять и использовать самые подробные технические и инструментальные сведения о спектакле.
Форма и содержание паспорта спектакля были утверждены приказом Министерства культуры еще в 1998 году и приводятся в приложении к Правилам охраны труда для театров и концертных залов (приказ Минкультуры от 06.01.98 г. № 2). С тех пор документ ни разу не обновлялся и давно превратился в памятник эпохи бумажного документооборота. Многие театры доработали формы по своему усмотрению, но основное назначение паспорта сохраняется и продолжает быть актуальным.
Паспорт спектакля формируется по ходу его постановки, начиная с принятия решения о начале работы и заканчивая решением о завершении проката и архивации спектакля. Изменения в паспорт спектакля вносятся на всем протяжении жизненного цикла.
Сбор документов для паспорта спектакля может осуществлять сотрудник, владеющий навыками систематизации технической документации и знающий специфику работы в театре.
Титульный лист паспорта спектакля содержит информацию о названии спектакля, дате премьеры и краткие сведения о составе документов.
Документация по производству спектакля поступает в технические цеха театра из производственных мастерских или от сторонних организаций, изготавливающих материальное оформление. Чертежи и другие документы включаются в паспорт спектакля в бумажном и электронном виде.
В состав документов по производству спектакля входят:
1. Техническое задание на изготовление декораций.
2. Дополнения и изменения к техническому заданию.
3. Документация по заказу оборудования и материалов.
4. Документация по заказу костюмов и реквизита.
5. Сертификаты качества оборудования и материалов.
6. Подъемная оснастка.
7. Расчеты на прочность конструкций декораций и технологического оборудования.
8. Рабочие чертежи и схемы, эскизы, шаблоны и прочие изобразительно-графические материалы.